Vapaus Admin-portaali on yrityksenne keskitetty hallintatyökalu pyöräedun hallinnointiin. Portaali on suunniteltu niin, että löydät kaiken tarvittavan muutamalla klikkauksella ja tarvittavat tiedot sekä raportit löytyvät vaivatta.
Heti kun pyöräetunne on aktivoitu, saatte kutsun liittyä käyttäjäksi Vapauden järjestelmään. Pyöräedun pääyhteyshenkilö voi pyytää tunnuksia muille ylläpitäjille (esim. palkkahallinto) tämän lomakkeen kautta.
- Sähköpostiisi saapuvasta kutsusta sinut ohjataan Admin -portaaliin luomaan salasana uudelle Vapaus-tilillesi. Kun salasana on luotu, olet valmis aloittamaan palvelun käytön!
- Voit kirjautua Admin -portaaliin täältä. Huomaathan, että tämä portaali on eri kuin mitä työntekijät tulevat käyttämään. Työntekijät pääsevät kirjautumaan omaan portaaliinsa täältä. Pääset kirjautumaan molempiin portaaleihin samalla käyttäjätunnuksella ja salasanalla, mutta vain sinulla on pääsy kaikkiin työntekijätietoihin Admin -portaalissa.
- Voit palauttaa salasanasi milloin tahansa käyttämällä “Unohditko salasanan?” linkkiä.
Kun kirjaudut sisään ensimmäisen kerran, tulee sinun lukea ja hyväksyä Vapauden palveluehdot ennen kuin voit jatkaa.
Etusivu/Hallinta: Kokonaistilanteen seuranta
Heti sisään kirjauduttuasi näet Etusivu/Hallinta-näkymästä yrityksenne pyöräedun reaaliaikaisen tilanteen. Näkymä kokoaa yhteen tärkeimmät luvut, kuten aktiivisten pyöräsopimusten määrän, yrityksenne työntekijämäärän sekä laskennallisen käyttöönottoprosentin.
Voit seurata helposti myös edun kiinnostavuutta tarkastelemalla viimeisen kuukauden aikana alkaneita uusia sopimuksia sekä valmistautua tuleviin muutoksiin näkemällä seuraavan kuukauden aikana päättyvät sopimukset yhdellä silmäyksellä.
Työntekijät-osio: Käyttäjät ja luvat
Työntekijät-osiossa voit hallinnoida edunsaajia ja tarkastella aktiivisten sekä päättyneiden sopimusten historiaa. Täällä käsitellään myös työntekijöiden lähettämät lupapyynnöt, joilla he hakevat oikeutta edun käyttöön.
Tarvittaessa voit poistaa työntekijältä pyöräluvan, mikäli hänen oikeutensa etuun päättyy.
On kuitenkin tärkeää huomioida, että luvan poistaminen estää ainoastaan uusien pyörien hankinnan – se ei vaikuta työntekijän olemassa olevaan, aktiiviseen pyöräsopimukseen. Aktiiviset sopimukset päätetään aina erillisen prosessin mukaisesti.
Raportit: Palkanlaskennan ja tilintarkastuksen tuki
Raportit-osiosta löydät kaikki palkanlaskennalle ja tilintarkastukselle tarvittavat tiedot PDF- tai CSV-muodossa. Järjestelmä tuottaa automaattisesti raportit, jotka sisältävät verotusarvot, kustannuspaikat ja muut palkanlaskennan vaatimat tiedot.
On hyvä huomioida, että tiedot edellisen kuukauden sopimuksista ovat tarkimmillaan, kun lataat raportit kuukauden toisena arkipäivänä.
Asetukset: Parametrien seuranta ja tietojen päivitys
Asetukset-välilehdeltä löydät yrityksenne työsuhdepyöräohjeistuksen sekä määritetyt tunnistautumissäännöt, kuten sallitut sähköpostiosoitteet.
Pyöräedun keskeiset raamit, kuten leasing-parametrit, määritetään aina ennen edun käyttöönottoa, eikä työnantaja voi muuttaa näitä asetuksia portaalissa itse. Mikäli näihin raameihin tarvitaan muutoksia, voitte olla yhteydessä osoitteeseen b2bsupport@vapaus.io.
Voit kuitenkin päivittää työntekijäkohtaisia tietoja, kuten kustannuspaikkoja tai työntekijänumeroita, portaalissa itsenäisesti milloin tahansa tietojen muuttuessa.
Oman tilin hallinta: Sähköpostiasetukset ja portaalin käyttökieli
Käyttäjätilisi asetuksiin kuuluu henkilökohtaiset tietosi, sekä tilin asetukset. Voit muuttaa portaalin kielen haluamaasi ja päivittää tietosi täältä käsin. Pääset tänne klikkaamalla oikeassa yläkulmassa näkyvää pyöreää kuvaketta, jossa ovat omat nimikirjaimesi. Ja tämän alta klikataan kohtaan "Tili".
Tili-osio sisältää useita muita hyödyllisiä ominaisuuksia, kuten omien sähköpostiosoitteiden hallinnan ja salasanasi päivityksen. Jos haluat poistaa käytöstä tietyntyyppiset automaattiset sähköposti-ilmoitukset, voit tehdä sen Ilmoitukset-välilehdeltä.
Tästä käyttäjätilin asetusvalikosta pääset myös kirjautumaan ulos Admin -portaalista.
Sähköposti-ilmoitukset
Saat automaattiset ilmoitukset uusista lupapyynnöistä, sopimusten alkamisista ja päättymisistä sekä tärkeistä tuotepäivityksistä. Jos yrityksellänne on useita tytäryhtiöitä, muista tarkistaa Organisaatiovalikko oikeasta yläkulmasta.